10 ошибок, которые совершают лидеры при работе с ассистентами

Каждые отношения между ассистентом и руководителем уникальны. Это хорошо, потому что каждому нужно что-то свое, чтобы процветать. Тем не менее, мы думаем, что есть границы и ожидания, которые важно иметь, чтобы отношения процветали. Мы также думаем, что обе стороны нуждаются в здоровом понимании друг друга и того, как устроен их мир.

Вам может показаться неудобным думать об ассистенте как о надежном ПАРТНЕРЕ, а не «просто» как о помощнике по административным вопросам. Существует так много неправильных представлений о том, как на самом деле может служить ассистент, и ваше партнерство страдает от этого.

Мы хотим выделить 10 ошибок, которые лидеры совершают каждый день со своими ассистентами.


# 1 – Вы не уважаете их границы

Есть причина, по которой Энди Сакс бросила свой мобильный телефон в фонтан в Париже, когда Миранда Притсли снова позвонила ей в фильме «Дьявол носит Prada» . Миранда — влиятельный главный редактор нью-йоркского модного журнала, а Энди — ее исполнительный ассистент. Пропустив бесчисленное количество важных жизненных событий и работая круглосуточно… У Энди был предел… и она уволилась.

Работа ассистента состоит в том, чтобы служить вам и облегчать вашу жизнь, но не за счет их здравомыслия и их жизни. Если вы ожидаете, что ассистент будет на связи 24 часа в сутки, 7 дней в неделю… это должно быть обозначено сразу. Ошибка, которую совершают слишком многие руководители, заключается в том, что они не определяют границы отношений.

Если вы отправляете своему ассистенту сообщение в мессенджер в 21:00, должен ли они отвечать? Или ответ может подождать до утра? Как быстро он должен реагировать на сообщение? Какая форма связи считается срочной, а какая важная…но может подождать?

То же самое касается свободного времени и путешествий. Разрешается ли ассистенту полностью отключаться от сети или предполагается, что, даже когда его нет в офисе, вы можете связаться с ним в экстренной ситуации? Установите эти правила очень четко для вашего ассистента, чтобы он знал, как лучше всего взаимодействовать с вами. Точно так же это учит и их уважать ВАШИ границы и служить мостиком между другими людьми и вами.


# 2 – Вы не определяете, как выглядит успех

Исправление этой ошибки избавит вас от многих разочарований. Если вы назначаете проект или доверяете его ассистенту, вы должны четко понимать, как выглядит успех (результат) по нескольким причинам. Если вы хотите, чтобы что-то было сделано так, как это сделали бы ВЫ, или есть ли у ассистента свобода решать задание, как бы это сделал ОН.

Одна из самых больших претензий руководителей к своей команде заключается в том, что они считают, что они могли сделать лучше. Это разочарование, если с ним не справиться, заставляет лидеров ВЕРНУТЬ работу, которую они изначально поручили. Затем они возмущаются тем, что работа снова на их тарелке. Это негодование может привести к тому, что лидер будет вести себя с пассивной агрессией…что приводит к тому, что он не проводит встречи со своим ассистентом или членами команды и не делегирует им работу.

Мы называем этот порочный круг - болезненной круговой каруселью разочарования. Это случается чаще, чем вы думаете. Это оставляет ассистентов в неведении, почему им не поручают работу. Все это время руководитель крутит колеса, все больше и больше расстраиваясь из-за того, что он не может доверять своей команде так, чтобы они оправдывали его ожидания. Он не осознает, однако, что он сам никогда не излагал свои ожидания с самого начала.

Вот что делать вместо этого. Когда вы передаете задачу, проект или результат, скажите своему ассистенту, хотите ли вы, чтобы это было сделано так, как это сделали бы ВЫ, или же у него есть свобода подойти к этому так, как это работает у НЕГО.

Если у вас есть определенный процесс, которому нужно следовать, задокументируйте его. Запишите скринкаст или регламент о том, как вы выполняете эту работу, чтобы ваш ассистент мог запомнить шаги и последовать вашему примеру.

Если вы менее требовательны к тому, как выполняется работа, но все же имеете стандарты успеха…сообщите об этих параметрах. Вы даете вашему ассистенту рамку, но позволяете ему рисовать холст.

Возьмем, к примеру, путешествия. У вас важное событие в другом городе в субботу, и вам нужен ваш ассистент для бронирования билетов. Каковы ваши предпочтения? У вас есть любимая авиакомпания? Вам нравятся места у окна или у прохода? Вы предпочитаете перелеты утренние или вечерние? Сколько времени нужно, чтобы подготовиться к мероприятию? Сколько времени вы хотите отдохнуть после мероприятия, прежде чем вернуться домой?

Если такого рода детали важны для вас, задокументируйте и поделитесь этим, чтобы ваш ассистент мог оправдать или превзойти ваши ожидания при подготовке поездки. В противном случае, вы не можете злиться на то, что ваш ассистент подготавливает, если вы никогда не определяли для него рамки и стандарты.

Для повторяющихся обязанностей — таких как бронирование билетов или проживания, или покупка подарков от вашего имени для клиентов и членов команды — мы рекомендуем изложить ваши предпочтения на бумаге.

Создайте живой документ, в котором будет указано, что вы всегда предпочитаете перелеты рейсами Аэрофлот, являетесь участником программы Hilton Rewards и должны останавливаться только в их отелях. Или, если вы собираетесь отправить цветы от своего имени, вы предпочитаете конкретных флористов и хотите увидеть изображение композиции до того, как она будет отправлена.

Определите, как выглядит успех, и меньше разочаровывайтесь в процессе!


# 3 – Вы не хотите, чтобы вас беспокоили

Многие из нас нуждаются в помощи ассистента, но не заинтересованы в том, чтобы развивать отношения, чтобы они были успешными. Я думаю, что некоторые руководители думают, что им просто нужно нанимать и делегировать полномочия, и что отношения могут работать на автопилоте.

Это не так. Честно говоря, эта динамика напоминает о руководителях, которые хотели, чтобы ассистент был привратником…вышибалой у двери, не позволяющей им проникнуть в остальную часть компании или клиентов. Это включало ограниченное взаимодействие с ассистентом.

Взаимодействие между ассистентом и руководителем очень похоже на брак. Должно быть здоровое общение и установка ожиданий, чтобы ассистенты могли служить вам.

Со временем, если вы приложите усилия, у вас будет ассистент, который сможет приблизиться к чтению ваших мыслей. По крайней мере, он будет знать, как предвидеть ваши потребности. Но для развития этого уровня сознания требуется время. Но это возможно!

С практической точки зрения, если вы одержимы тем, чтобы с вами связывались только в определенное время…это возвращает нас к границам, не так ли? Отметьте в своем календаре, когда вы готовы услышать от своего ассистента вопросы или опасения. Возможно, вы бы предпочли, чтобы вам по электронной почте сообщали новости, а не звонили или беспокоили в офисе. Сообщите об этих предпочтениях, чтобы не чувствовать себя раздраженным.

Помните, чем лучше вы знаете себя — свои симпатии и антипатии и предпочтения — тем лучше ваш ассистент сможет узнать вас и служить вам.


# 4 – Ты не ведешь (делай, как я говорю, а не так, как я)

У некоторых лидеров есть такой подход «делай то, что я говорю, а не то, что я делаю». Такое отношение говорит о том, что они не играют по тем же правилам, что и все остальные в команде. Они - исключение. На наш взгляд, это также свидетельствует об отсутствии самосознания.

Если все остальные должны документировать процессы…но вы, как руководитель, отказываетесь от этого…почему это является ценностью или ожиданием от других? Мы всегда говорим, что культура — это то, что уже есть В ВАС. Если вы не можете оправдать собственных ожиданий, это явно не так важно для вас.

Это не значит, что вы не можете стремиться к лучшему в той области, которая, как вы знаете, важна. Если вы изо всех сил пытаетесь приходить на встречи вовремя и делаете все возможное, но ваша работа еще не завершена… это одно. Но откровенно игнорировать ожидание своевременности — эгоистично.

Ваши действия задают тон тому, как ваш ассистент должен взаимодействовать с вами. Когда ваши ожидания не совпадают с вашим собственным поведением, вы посылаете неоднозначное сообщение о том, как ваш ассистент может выступать в качестве вашего дополнения (продолжения). Мы поговорим об этом в следующем пункте более подробно, но ваш ассистент должен иметь возможность проникнуть в вашу голову и думать так, как думаете вы.

Вы, как Лидер, должны СТАТЬ личным примером. Это настроит вашу команду, точнее вашего ассистента, на успех. Вы должны моделировать поведение, которому должна подражать ваша команда. Это касается и вашего отношения.


# 5 – Вы не даете ассистенту права действовать в качестве вашего продолжения (заместителя)

Вот продолжение пункта №4. Распространенная ошибка руководителей заключается в том, что они НЕ дают своим советникам полномочия действовать в качестве их продолжения.

Ассистент должен быть мостиком к руководителю, а не привратником. Это означает, что ассистент может говорить от имени лидера, чтобы получить ответ.

Ключевым моментом здесь является то, что ассистент имеет ПОЛНОМОЧИЯ говорить от вашего имени, если это необходимо. Правда в том, что большинство проблем ваш ассистент может решить самостоятельно, не дергая вас по каждому поводу. Это экономит ваше время и повышает вашу эффективность.

Если вы обнаружите, что занимаетесь микроуправлением своим ассистентом… скорее всего, у него нет полномочий действовать от вашего имени. Ему кажется, что он не может двигаться без вашего одобрения…поэтому он часто этого и не делает. Это держит вас в затруднительном положении, когда вам нужно управлять стратегией, закрывать продажи или мечтать о следующей большой смелой цели. Это удерживает вас от вашей гениальной работы!

Если вы боитесь уполномочить своего ассистента действовать от вашего имени, возможно, вы не практиковали установление ожиданий. Вы не поделились этим стандартом успеха.

Есть что-то очень красивое в том, чтобы установить стандарты для вашего ассистента, а затем дать ему возможность делать то, что он считает нужным от вашего имени. Результаты могут вас удивить.


# 6 – Вы делегируете неправильные вещи (не знаете ценности своего времени)

Есть уловка, чтобы выяснить ценность вашего времени. Запишите все задачи, которые вы делаете в течение недели. Распишите свои обязанности. Ничего страшного, если список длинный. Затем возьмите свою недельную зарплату и разделите ее на пункты из этого списка. Это средняя стоимость вашего времени на задачу.

Это такой отрезвляющий способ увидеть, на что вы действительно тратите свое время… потому что вы видите то, что абсолютно не стоит вашего времени! Стоит ли составление и ведение календаря 5 тыс.руб. в час? Скорее всего, нет! Стоит ли вам тратить два оплачиваемых часа на написание поста в социальных сетях, когда это время можно использовать для создания фирменного выступления или для того, чтобы сделать что-то, что можете сделать ТОЛЬКО ВЫ? Нет!

Выясните истинную ценность своего времени, а затем критически относитесь к тому, что остается на вашей тарелке. Мы часто слышим, что ассистенты хотят, чтобы их руководители назначали им больше задач, чем они дают. В зависимости от вашего опыта работы с ассистентами, у них, вероятно, есть опыт, выходящий за рамки административных обязанностей. Многие из них имеют опыт работы в бизнесе, маркетинге, коммуникациях или бухгалтерии. Используйте этот опыт себе на пользу и облегчите свою ношу.

Если вы все еще колеблетесь, разделите свои обязанности на четыре категории: что ТОЛЬКО ВЫ можете делать, на что у вас НЕТ ВРЕМЕНИ, что вам НЕ НРАВИТСЯ делать и что вы НЕ УМЕЕТЕ делать.

Проанализируйте свой график и посмотрите, на что вы тратите драгоценное время и ресурсы!


# 7 – Вы нанимаете сотрудников без идеального командного аватара

Как владельцы бизнеса, мы так много говорим о нашей целевой аудитории (ЦА) и идеальном портрете клиента. Мы долго и упорно думаем об этом человеке. Целевая аудитория — это полувымышленное представление вашего идеального клиента, основанное на исследованиях, данных и опыте. ЦА помогает направлять ваш маркетинг, рассылки и таргетинг.

Почему бы нам не сделать то же самое для потенциальных членов команды? Почему мы нанимаем ассистентов без идеального портрета команды? Ошибка здесь в том, что мы тратим так много времени на выяснение того, ЧТО нам нужна помощь, что мы никогда не задумываемся о том, КОГО мы хотим, чтобы он работал рядом с нами.

Отношения советника и руководителя подобны браку. Не каждая пара совместима, как бы компетентны они ни были в определенных навыках.


# 8 – У вас нет адекватной обратной связи

Работа ассистента никогда не должна существовать изолированно. От вас как руководителя должна быть постоянная обратная связь. Наш любимый способ создания обратной связи или цикла обратной связи — это еженедельные встречи.

Мы советуем ассистентам встречаться со своим руководителем по понедельникам. Во время этой встречи ассистент рассказывает о том, чего он достиг за неделю до этого, над чем он будет работать на следующей неделе и о любых препятствиях, стоящих на его пути.

Цель этой встречи — повысить прозрачность того, что на самом деле делает ассистент. Если вы когда-нибудь задумывались, как ваш ассистент тратит свое время…это ваш шанс узнать это.

Если ваш ассистент не достигает цели, пришло время сообщить вам об этом. А еще лучше, это ваша работа, чтобы выяснить, есть ли причина, по которой он соответствует или не соответствует вашим ожиданиям или превосходит их.

Есть ли пробел в обучении? Ваши предпочтения неясны? Расставьте приоритеты для этой встречи и подготовьтесь к тому, как вы хотели бы улучшить производительность своего ассистента. Это еще один способ предотвратить карусель разочарований.

Самое приятное в этой еженедельной встрече то, что она идет со второй частью. Вы и ваш ассистент встречаетесь в понедельник, а в пятницу ваш ассистент отправляет вам итоговый отчет. Цель этого отчета — подвести итоги недели, где расписано, что он сделал на этой неделе, что он планирует решить на следующей неделе и какие-либо нерешенные вопросы, которые требуют вашего внимания или помощи для решения.

В промежутке между встречей в понедельник и пятничным отчетом у вас будет достаточно возможностей оставить обратную связь своему ассистенту, а также…получить ОС и от него!


# 9 – Вы относитесь к ассистенту как к роботу

Вы передаете задачи ассистенту одну за другой? Часто ли он возвращается к вам, чтобы еще что-то сделать? Или вы задаетесь вопросом, как он на самом деле проводит свое время, и считаете, что давать ему какие-то дела — это отнимать ВАШЕ время?

Поздравляем… Возможно, вы относитесь к своему ассистенту как к роботу!

Мы тут говорим за результаты делегирования, а не за задачи. Результатом является «управление моим календарем». Задача «назначить встречу». Ваша цель как руководителя — делегировать результаты, а не только задачи.

Результаты указывают на степень участия вашего ассистента в действиях от вашего имени. Вы видите, как все эти части подходят друг к другу? Если вы заложите основу для того, чтобы ваш ассистент брал на себя все результаты, вы высвобождаете огромное количество времени в своем расписании.

Если вы сосредоточитесь на делегировании только задач, ассистент будет зависеть от вас в следующей задаче, а затем еще и еще. Там меньше автономии, и вы будете чувствовать себя увязшими в сорняках.

Что приводит нас к пункту # 10.


# 10 – Вы не работаете с ассистентом как с надежным партнером

Ваш ассистент — это не робот, исполняющий только задачи. Он не «просто» секретарь. Он надежный партнер. Что значит доверять своему ассистенту? Это означает, что он уполномочен и оснащен, чтобы быть на высоте, чтобы взять на себя проекты, на которых вы обычно застряли. Он может представлять вас в ваше отсутствие и может научиться читать ваши мысли.

Это чертовски бесценно!

Суть в следующем. Что вы вкладываете в свои отношения с ассистентом, то и получаете от него. Если вы думаете о своих отношениях с вашим ассистентом как о вложении вашего времени, расширении возможностей, поддержке и примере…вы увидите гораздо большую отдачу от его партнерства с вами.

Я надеюсь, что руководители и их ассистенты смогут почувствовать себя со-творцами своей рабочей среды, в которой обе стороны процветают и уважают границы друг друга.


Заключение.

Это был краткий черный список, предназначенный для того, чтобы помочь вам увидеть, где ваши отношения с вашим ассистентом терпят неудачу, а где они могут расти и улучшаться.

Итак, давайте вспомним 10 ошибок, которые совершают лидеры при работе с ассистентами ежедневно.

# 1 – Вы не уважаете их границы

# 2 – Вы не определяете, как выглядит успех

# 3 – Вы не хотите, чтобы вас беспокоили

# 4 – Ты не ведешь (делай, как я говорю, а не так, как я)

# 5 – Вы не даете ассистенту права действовать в качестве вашего продолжения (заместителя)

# 6 – Вы делегируете неправильные вещи (не знаете ценности своего времени)

# 7 – Вы нанимаете сотрудников без идеального командного аватара

# 8 – У вас нет адекватной обратной связи

# 9 – Вы относитесь к ассистенту как к роботу

# 10 – Вы не работаете с ассистентом как с надежным партнером

Отношения с вашим ассистентом не должны оставаться такими. Даже небольшие изменения улучшат ваши отношения и помогут вам двигаться вперед. Мы призываем вас сделать этот шаг, чтобы вы могли ощутить всю полноту этого стратегического партнерства!