Как настроить коммуникации и взаимодействие с Вашим ассистентом

Существует множество различных стилей лидерства. Хотя не все из них идеальны, мы считаем, что каждый руководитель может извлечь выгоду благодаря правильной работе со своим ассистентом.

Если вы когда-либо считали себя микроменеджером, перфекционистом или беспристрастным лидером, у нас есть шаги для настройки отношений и взаимодействия с вашим ассистентом, чтобы получить поддержку, необходимую для повышения уровня вашего бизнеса.



Микроменеджер

Профиль: Вы боитесь отпустить и хотите участвовать во всех операциях бизнеса. Вы чувствуете себя подавленным, боретесь с передачей управления своему ассистенту и из-за этого утопаете в задачах.

Проблема: вы не можете масштабировать свой бизнес, потому что вы наоборот наносите вред своему ассистенту. Контролируя каждую его задачу и требуя предварительного одобрения и согласования с вами, вы лишаете своего ассистента автономии и ответственности за свою роль. Чем больше вы работаете в «полях», тем меньше времени у вас остается на работу, которая будет двигать ваш бизнес к желаемой цели. Ваш график всегда будет казаться загроможденным, потому что у вас на повестке дня есть оперативная работа, которой в первую очередь быть не должно. Вы упустили из виду СВОЮ гениальную и увлеченную цель и не знаете, как сделать ее своим главным приоритетом в потоке микрозадач. Вы начинаете возмущаться своим ассистентом, что влияет на ваше лидерство.

Решение:

Постепенно отпускайте контроль, составляя список задач, которые вам не нравится делать, которые вы не хотите делать или на которые у вас нет времени. Откройте для себя заново свою работу лидера, которую можете сделать ТОЛЬКО вы. Это должно стать вашим «главным делом». Это ваша гениальная работа.

Работайте над делегированием одной задачи за раз вашему ассистенту из вашего списка. Создайте документ-регламент, который включает ваши предпочтения и задайте критерии для вашего ассистента и успешного результата. Расширьте возможности своего ассистента, позволив ему самостоятельно выполнять задачи, но при этом следуя вашему видению.

Со временем вы научитесь больше делегировать за раз. Цель состоит в том, чтобы научиться доверять своему ассистенту и видеть то, что он способен реализовать задачу по вашему видению. Даже если прогресс будет медленный, он все равно движется вперед!



Перфекционист

Профиль:

Вы считаете, что устанавливаете стандарт совершенства для своего ассистента. Всё надо делать по своим предпочтениям, а исправлять ошибки и указывать на них не хватает терпения.

Проблема:

Ваш глубоко укоренившийся страх неудачи создал культуру беспокойства на рабочем месте. Вы думаете, что требование совершенства будет стимулировать производительность, но ваш ассистент теперь больше озабочен тем, чтобы не подвести вас, чем фактически выполнить работу.

Вы поставили себя на пьедестал в качестве эталона успеха, так что теперь кажется, что каждый ассистент не оправдывает ваших ожиданий. Вы не делегируете или постоянно поправляете, потому что кажется, что только вы можете выполнять работу так, как вам нравится.

Решение:

Стремиться к высоким стандартам — это нормально, но работа с ассистентом похожа на брак, а брак требует терпения и прощения. Вашему ассистенту потребуется время, чтобы узнать, как вы думаете и как вам нравится.

Помните, что вам нужно дать своему ассистенту возможность работать снизу вверх, а не сверху вниз. Вам нужно общаться с ним на его уровне, чтобы поднять его на уровень выше.

Используйте регламенты, чтобы описать, как вам нравится что-то делать, какого результата вы ожидаете, какие критерии для вас важны, и не забудьте включить не подлежащие обсуждению вопросы, задачи или результаты, которые вы хотите сделать определенным образом.

Когда вы позволите своему ассистенту взять бразды правления в свои руки, перекалибруйте свои ожидания. Гораздо лучше, если ваш ассистент завершит результат на 80% от ваших стандартов, а вы выполните оставшиеся 20%, чем вы сделаете все сами, хоть и на 100%. Если ваш ассистент каждый раз становится лучше на 1%, это улучшение, которое уже ведет к прогрессу и вашему и вашего бизнеса.



Отстраненный

Профиль: вы наняли ассистента, чтобы получить помощь, но считаете, что все остальное должно позаботиться само о себе. Вы точно не знаете, что делегировать, но передаете задачи по мере их поступления. Вы мало что знаете о своем ассистенте, а он мало что знает о вас. Но это нормально, потому что он просто управляет вашей электронной почтой и календарем.

Проблема:

Ваш независимый подход к работе с ассистентом превратил его в "ассистента на час", а не в стратегического делового партнера. Вы не можете воспользоваться его полным спектром возможностей, потому что вы находитесь на расстоянии вытянутой руки. Он не может служить вам наилучшим образом, потому что плохо вас знает. Вам трудно поддерживать ассистента в течение значительного периода времени, потому что он не чувствует себя полностью интегрированным в вашу организацию.

Решение:

Занимайтесь внедрением и работой с ассистентом со страстью и целью. Подумайте, как ваш ассистент вписывается в долгосрочное видение вашей организации. Какую цель он выполняет для вас? Какую страсть ему нужно проявить, чтобы преуспеть в своей роли?

Ассистент, знающий свое предназначение в вашей организации и увлеченный своей работой, будет полностью инвестировать в свои отношения с вами, чтобы помочь вам добиться успеха как заинтересованному лицу, а не просто сотруднику.

Вы задаете тон своим отношениям с ассистентом. Отношения хороши ровно настолько, насколько хорошо вы готовы в них вложиться. Чем лучше вы расскажете о себе, о том, как вы думаете и как вы обрабатываете информацию, тем больше возможностей ваш ассистент может предложить и сделать.

Проводите две еженедельные личные встречи или по видеосвязи, чтобы улучшить ваши личные отношения с вашим ассистентом. Встречайтесь один раз в начале недели, чтобы обсудить все, что собирается делать ваш ассистент, и один раз в конце недели, чтобы подвести итоги достижений вашего ассистента. Это время также ценно для преодоления препятствий на пути к успеху, пробелов в обучении и недопонимания.

Со временем ваш ассистент будет лучше подготовлен для получения идеальных результатов, а не просто выполнения оперативных рядовых задач.